Apostila de Estoque e Gestão de Materiais
GESTÃO
DE
MATERIAIS
2018
Conteúdo
Página
A) Uma Introdução histórica à Administração de
Materiais ..... 3
B)
Administração
de Materiais – Definições............................... 4
1 - Subsistemas Típicos: (normas e qualidade)
........................
2
-Subsistemas Específicos..................................................................
C) Métodos
de Previsão e Consumo de Estoques........................... 9
D)
O QUE É PLANEJAMENTO DE MATERIAIS................................. 11
E) OBJETIVOS
do PLANEJAMENTO de MATERIAIS e CONFLITOS
12
F) SISTEMAS DE ARMAZENAMENTO (estocagem) ......................... 14
G)
OBJETIVOS DO
ARMAZENAMENTO ............................................. 19
H)
O QUE É CONTROLE DE ESTOQUES...................................................... 27
J) A codificação de materiais.............................................................
31
K)
Compras........................................................................................... 25
A) Uma Introdução histórica à
Administração de Materiais
Conceitos básicos: Natureza, Capital
e Trabalho
A
atividade de material existe desde a mais remota época, através das trocas de
caças e de utensílios até chegarmos aos dias de hoje, passando pela Revolução
Industrial. Produzir, estocar, trocar objetos e mercadorias é algo tão antigo
quanto a existência do ser humano. A Revolução Industrial, meados dos séc.
XVIII e XIX acirrou a concorrência de
mercado e sofisticou as operações de comercialização dos produtos, fazendo com
que “compras”e “estoques” ganhassem maior importância. Este período foi marcado
por modificações profundas nos métodos do sistema de fabricação e estocagem em
maior escala. O trabalho, até então, totalmente artesanal foi em parte
substituído pelas máquinas, fazendo com a produção evoluísse para um estágio tecnologicamente
mais avançado e os estoques passassem a ser vistos sob um outro prisma pelas
administrações
A
constante evolução fabril, o consumo, as exigências dos consumidores, o mercado
concorrente e novas tecnologias deram novo impulso à Administração de
Materiais, fazendo com que a mesma fosse vista como uma arte e uma ciência das
mais importantes para o alcance dos objetivos de uma organização, seja ela
qualquer que fosse. Um dos fatos mais marcantes e que comprovaram a necessidade
de que materiais devem ser administrados cientificamente foi, sem dúvida, as
duas grandes guerras mundiais, isso sem contar com outros desejos de conquistas
como, principalmente, o empreendimento de Napoleão Bonaparte. Em todos os
embates ficou comprovado que o fator abastecimento ou suprimento se constituiu
em elemento de vital importância e que determinou o sucesso ou o insucesso dos empreendimentos.
Soldados e estratégias por mais eficazes que fossem, eram insuficientes para o
alcance dos resultados esperados. Munições, equipamentos, víveres, vestuários
adequados, combustíveis foram, são e serão necessários sempre, no momento
oportuno e no local certo, isto quer dizer que administrar materiais é como
administrar informações: “quem os têm quando necessita, no local e na quantidade
necessária, possui ampla possibilidade de ser bem sucedido”.
Toda produção depende da
existência conjunta de três fatores de produção:
Natureza,
capital e trabalho, integrados por um quarto fator denominado empresa. Para os
economistas, todo processo produtivo se fundamenta na conjunção desses quatro
fatores de produção desses quatro fatores de produção
Cada um
dos quatro fatores de produção tem uma função específica, a saber:
a) Natureza:
é o fator que fornece os insumos
necessários à produção, como as matérias-primas, os materiais, a energia etc. É
o fator de produção que proporciona as entradas de insumos para que a produção
possa se realizar. Dentre os insumos, figuram os materiais e matérias-primas;
b) Capital: é o fator que fornece o dinheiro necessário para
adquirir os insumos e pagar o pessoal. O capital representa o fator de produção
que permite meios para comprar, adquirir e utilizar os demais fatores de
produção;
c) Trabalho: é o fator constituído pela mão-de-obra, que
processa e transforma os
insumos, através de operações manuais ou de
máquinas e ferramentas, em produtos acabados ou serviços prestados. O trabalho
representa o fator de produção que atua sobre os demais, isto é, que aciona e
agiliza os outros fatores de produção. É comumente denominado mão-de-obra,
porque se refere principalmente ao operário manual ou braçal que realiza
operações físicas obre as matérias-primas, com ou sem o auxílio de máquinas e
equipa mentos;
d) Empresa:
é o fator integrador capaz de aglutinar a natureza, o capital e o trabalho em
um conjunto harmonioso que permite que o resultado alcançado seja muito maior
do que a soma dos fatores aplicados no negócio. A empresa constitui o sistema
que aglutina e coordena todos os fatores de produção envolvidos, fazendo com
que o resultado do conjunto supere o resultado que teria cada fator
isoladamente. Isto significa que a empresa tem um efeito multiplicador, capaz
de proporcionar um ganho adicional, que é o lucro. Mas adiante, ao falarmos de
sistemas, teremos a oportunidade de conceituar esse efeito multiplicador,
também denominado sinergia. Modernamente, esses fatores de produção costumam
ser denominado recurso empresarial.
Os
principais recursos empresariais são:
a) Recursos materiais,
b) Recursos financeiros,
c) Recursos Humanos,
d) Recursos mercadológicos,
e) Recursos Administrativos
Questões
1)
Como surgiu a Administração de Materiais?
2)
Como a Revolução Industrial acirrou a concorrência
de mercado?
3)
Explique: Administrar materiais é como Administrar
informações?
4)
Defina: Empresa, Capital e Trabalho.
5)
Quais são os principais recursos empresariais?
6)
Faça uma relação entre a tecnologia e a
Administração de Materiais.
B) Administração de Materiais – Definições
A Administração de Materiais é definida como sendo
um conjunto de atividades desenvolvidas dentro de uma empresa, de forma
centralizada ou não, destinadas a suprir as diversas unidades, com os materiais necessários ao desempenho normal
das respectivas atribuições.
Tais atividades abrangem desde o circuito de re - provisionamento,
inclusive compras, o recebimento, a armazenagem dos materiais, o fornecimento
dos mesmos aos órgãos requisitantes, até as operações gerais de controle de
estoques etc.
Em outras palavras:
“A Administração de Materiais visa à garantia de existência contínua de
um estoque, organizado de modo nunca
faltar nenhum dos itens que o compõem, sem tornar excessivo o investimento
total”.
A Administração de Materiais moderna é conceituada e estudada como um Sistema Integrado em que diversos
subsistemas próprios interagem para constituir um todo organizado.
Destina-se a dotar a administração dos meios necessários ao suprimento de
materiais imprescindíveis ao funcionamento da organização, no tempo oportuno,
na quantidade necessária, na qualidade requerida e pelo menor custo.
A oportunidade, no momento certo para o suprimento de materiais, influi
no tamanho dos estoques. Assim, suprir antes do momento oportuno acarretará, em
regra, estoques altos, acima das necessidades imediatas da organização. Por
outro lado, a providência do suprimento após esse momento poderá levar a falta
do material Necessário ao atendimento de determinada necessidade da
administração.
Do mesmo modo, o tamanho do Lote
de Compra acarreta as mesmas consequências: quantidades além do necessário
representam inversões em estoques ociosos, assim como, quantidades aquém do
necessário podem levar à insuficiência de estoque, o que é prejudicial à
eficiência operacional da organização.
Estes dois eventos, tempo oportuno e quantidade necessária, acarretam, se mal planejados, além de custos
financeiros indesejáveis, lucros cessantes, fatores esses decorrentes de
quaisquer das situações assinaladas.
Da mesma forma, a obtenção de material sem os atributos da qualidade
requerida para o uso a que se destina acarreta custos financeiros maiores,
retenções ociosas de capital e oportunidades de lucro não realizadas. Isto
porque materiais, nestas condições podem implicar em paradas de máquinas,
defeitos na fabricação ou no serviço, inutilização de material, compras
adicionais, etc.
Os subsistemas da Administração de Materiais, integrados de forma
sistêmica, fornecem, portanto, os meios necessários à consecução das quatro condições básicas alinhadas acima,
para uma boa Administração de material.
Decompondo esta atividade através da separação e identificação dos seus
elementos componentes, encontramos as seguintes sub -funções típicas da
Administração de Materiais, além de outras mais específicas de organizações
mais complexas:
1 - Subsistemas Típicos: (normas e qualidade)
1.1- Controle de Estoque - subsistema
responsável pela gestão econômica dos estoques, através do planejamento e da
programação de material, compreendendo a análise, a previsão, o controle e o
ressuprimento de material. O estoque é necessário para que o processo de
produção-venda da empresa opere com um número mínimo de preocupações e
desníveis. Os estoques podem ser de: matéria-prima, produtos em fabricação e
produtos acabados. O setor de controle de estoque acompanha e controla o nível
de estoque e o investimento financeiro envolvido.
1.2- Classificação de Material-subsistema
responsável pela identificação (especificação), classificação, codificação,
cadastramento e catalogação de material.
1.3 - Aquisição / Compra de
Material -subsistema responsável pela gestão, negociação e contratação de
compras de material através do processo de licitação. O setor de Compras
preocupa-se sobremaneira com o estoque de matéria-prima. É da responsabilidade
de Compras assegurar que as matérias-primas exigida pela Produção estejam à
disposição nas quantidades certas, nos períodos desejados. Compras não é
somente responsável pela quantidade e pelo prazo, mas precisa também realizar a
compra em preço mais favorável possível, já que o custo da matéria-prima é um
componente fundamental no custo do produto.
1.4-Armazenagem / Almoxarifado
- subsistema responsável pela gestão física dos estoques, compreendendo as
atividades de guarda, preservação, embalagem, recepção e expedição de material,
segundo determinadas normas e métodos de armazenamento. O Almoxarifado é o
responsável pela guarda física dos materiais em estoque, com exceção dos
produtos em processo. É o local onde ficam armazenados os produtos, para
atender a produção e os materiais entregues pelos fornecedores;
1.5-Movimentação de Material
- subsistema encarregado do controle e normalização das transações de
recebimento, fornecimento, devoluções, transferências de materiais e quaisquer
outros tipos de movimentações de entrada e de saída de material.
1.6 -Inspeção de Recebimento
- subsistema responsável pela verificação física e documental do recebimento de
material, podendo ainda encarregar-se da verificação dos atributos qualitativos
pelas normas de controle de qualidade.
1.7 -Cadastro - subsistema
encarregado do cadastramento de fornecedores, pesquisa de mercado e compras.
2 - Subsistemas
Específicos
2.1 -Inspeção de Suprimentos
-subsistema de apoio responsável pela verificação da aplicação das normas e dos
procedimentos estabelecidos para o funcionamento da Administração de Materiais
em toda a organização, analisando os desvios da política de suprimento traçada
pela administração e proporcionando soluções
2.2 -Padronização e Normalização
-subsistema de apoio ao qual cabe a obtenção de menor número de variedades
existentes de determinado tipo de material, por meio de unificação e
especificação dos mesmos, propondo medidas de redução de estoques
2.3 -Transporte de Material -
subsistema de apoio que se responsabiliza pela política e pela execução do transporte,
movimentação e distribuição de material. A colocação do produto acabado nos
clientes e as entregas das matérias primas na fábrica é de responsabilidade do
setor de Transportes e Distribuição. É nesse setor que se executa a
Administração da frota de veículos da empresa, e/ou onde também são contratadas
as transportadoras que prestam serviços de entrega e coleta.
A integração destas subfunções funciona como um sistema de engrenagens
que aciona a Administração de Material e permite a interface com outros
sistemas da organização.
Assim, quando um item de material é recebido do fornecedor, houve,
antes, todo um conjunto de ações inter-relacionadas para esse fim: o subsistema
de Controle de Estoque aciona o subsistema de Compras que recorre ao subsistema
de Cadastro.
Quando do recebimento, do material pelo almoxarifado, o subsistema de
Inspeção é acionado, de modo que os itens aceitos pela inspeção física e
documental são encaminhados ao subsistema de Armazenagem para guarda nas
unidades de estocagem próprias e demais providências, ao mesmo tempo que o
subsistema de Controle de Estoque é
informado para proceder aos registros físicos e contábeis da
movimentação de entrada.
O subsistema de Cadastro (1.7),
também é informado, para encerrar o dossiê de compras e processar as anotações
cadastrais pertinentes ao fornecimento
Os materiais recusados pelo subsistema de Inspeção (2.1),são devolvidos ao fornecedor. A devolução é providenciada pelo
subsistema de Aquisição (1.3), que
aciona o fornecedor para essa providência após ser informado, pela Inspeção,
que o material não foi aceito. Igualmente, o subsistema de Cadastro é informado
do evento para providenciar o encerramento do processo de compra e processar,
no cadastro de fornecedores, os registros pertinentes. Quando o material é
requisitado dos estoques, este evento é comunicado ao subsistema de Controle de
Estoque pelo subsistema de Armazenagem. Este procede à baixa física e contábil,
podendo, gerar com isso, uma ação de reposição.
Neste caso, é emitida pelo subsistema
de Controle de Estoques uma ordem ao subsistema de Compras, para que o material
seja comprado de um dos fornecedores cadastrados e habilitados junto à
organização pelo subsistema de Cadastro. Após a concretização da compra, o
subsistema de Cadastro também fica responsável para providenciar, junto aos
fornecedores, o cumprimento do prazo de entrega contratual, iniciando o ciclo,
novamente, por ocasião do recebimento de material.
Todos esses subsistemas não aparecem configurados na Administração de
Materiais de qualquer organização. As partes componentes desta função dependem
do tamanho, do tipo e da complexidade da organização, da natureza e de sua
atividade-fim, e do número de itens do inventário.
RESPONSABILIDADES E
ATRIBUIÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO de MATERIAIS
a) Suprir, através de Compras, a
empresa, de todos os materiais necessários ao seu funcionamento;
b) Avaliar outras empresas como
possíveis fornecedores;
c) Supervisionar os almoxarifados da
empresa;
d) Controlar os estoques;
e) Aplicar um sistema de
reaprovisionamento adequado, fixando Estoques Mínimos, Lotes Econômicos e
outros índices necessários ao gerenciamento dos estoques, segundo critérios
aprovados pela direção da empresa;
f) Manter contato com as Gerências de
Produção, Controle de Qualidade, Engenharia de Produto, Financeira etc.
g) Estabelecer sistema de estocagem adequado;
h) Coordenar os inventários rotativos;
Os principais objetivos da área de Administração de Recursos Materiais e
Patrimoniais:
a)
Preço Baixo
- Este é o objetivo mais óbvio e,
certamente um dos mais importantes. Reduzir o preço de compra implica em
aumentar os lucros, se mantida a mesma qualidade;
b) Alto Giro de Estoques
Implica em melhor utilização do
capital, aumentando o retorno sobre os investimentos e reduzindo o valor do
capital de giro;
c) Baixo Custo de Aquisição e Posse
Dependem fundamentalmente da eficácia
das áreas de Controle de Estoques, Armazenamento e Compras;
d)
Continuidade de Fornecimento
É resultado de uma análise criteriosa
quando da escolha dos fornecedores. Os custos de produção, expedição e
transportes são afetados diretamente por este item;
e) Consistência de Qualidade
A área de materiais é responsável
apenas pela qualidade de materiais e serviços provenientes de fornecedores
externos. Em algumas empresas a qualidade dos produtos e/ou serviços
constituem-se no único objetivo da Gerência de Materiais;
f)
Despesas com Pessoal
Obtenção de melhores resultados com a
mesma despesa ou, mesmo resultado com menor despesa em ambos os casos o objetivo
é obter maior lucro final. “Às vezes compensa investir mais em pessoal porque
pode se alcançar com isto outros objetivos, propiciando maior benefício com
relação aos custos .
g)
Relações Favoráveis com Fornecedores
A posição de uma empresa no mundo dos
negócios é, em alto grau determinada pela maneira como negocia com seus fornece
dores;
h)
Aperfeiçoamento de Pessoal
Toda unidade deve estar interessada
em aumentar a aptidão de seu pessoal;
i)
Bons Registros
São considerados como o objetivo
primário, pois contribuem para o papel da Administração de Material, na
sobrevivência e nos lucros da empresa, de forma indireta.
Questionário
1) Defina
Administração de Materiais.
2) Como é
conceituada a Administração de Materiais Moderna?
3) Explique
como o excesso de materiais pode prejudicar uma empresa?
4) Idem faltas
de materiais.
5) Subsistema responsável pela gestão
econômica dos estoques, através do planejamento e da programação de material,
compreendendo a análise, a previsão, o controle e o ressuprimento de material.
Estamos falando de: (assinale a alternativa correta).
a) Controle Financeiro
b) Controle de estoque
c) Inspeção de recebimentos
d) Transporte de Material
6) Quais as responsabilidades e
atribuições da administração de materiais?
7) Explique os principais objetivos da
administração de recursos materiais e patrimoniais.
.
C) Métodos
de Previsão e Consumo de Estoques
1) Método do último período
Método sem fundamentação matemática que consiste em
apenas repetir o consumo do último período.
Exemplo:
|
Anos
|
Consumo
|
|
2006
|
44
|
|
2007
|
55
|
|
2008
|
54
|
|
2009
|
52
|
|
2010
|
?
|
De acordo com a tabela o consumo previsto para 2010
seria:
52
(o último período foi 2009 que teve um consumo de
52 unidades).
2) Método da Média Móvel
Consiste em tirar a média dos últimos períodos
conforme solicitado pela gerência de materiais.
Exemplo:
|
Anos
|
Consumo
|
|
2006
|
44
|
|
2007
|
55
|
|
2008
|
54
|
|
2009
|
52
|
|
2010
|
?
|
Qual a previsão de consumo para 2010 para n = 2?
Logo: (52+54):2 = 53 (para n=2) o consumo previsto
para 2010 será de 53 unidades.
e para n = 3
, Logo: (52+54+55):3 = 53,666667
, podemos arredondar para 54 unidades, então a previsão de consumo para 2010
para n=3 é de 54 unidades.
3) Média Móvel Ponderada
Neste método são atribuídos pesos em porcentagem ou
mesmo em valores , respeitando a seguinte ordem: os pesos maiores são atribuídos
aos anos mais recentes
|
Anos
|
Consumo
|
Porcentagem
|
Resultado
|
|
2006
|
44
|
5%
|
2,2
|
|
2007
|
55
|
10%
|
5,5
|
|
2008
|
54
|
30%
|
16,2
|
|
2009
|
52
|
55%
|
28,6
|
|
2010
|
?
|
|
52,5
|
Logo a previsão para 2010 será de 52,5 unidades,
vamos arredondar para 53 unidades.
Exercícios
1)
Usando os métodos do último período e média móvel
(usando n=2, n=3, n=5), calcule a previsão de consumo para 2012 usando a tabela:
|
Anos
|
Consumo
|
|
2006
|
132
|
|
2007
|
134
|
|
2008
|
145
|
|
2009
|
147
|
|
2010
|
135
|
|
2011
|
138
|
|
2012
|
|
2)
Agora vamos calcular a previsão para 2012, usando o
método da média móvel ponderada.
|
Anos
|
Consumo
|
Porcentagem
|
Resultado
|
|
2006
|
132
|
3%
|
|
|
2007
|
134
|
7%
|
|
|
2008
|
145
|
12%
|
|
|
2009
|
147
|
20%
|
|
|
2010
|
135
|
22%
|
|
|
2011
|
138
|
36%
|
|
|
2012
|
|
100%
|
|
3)
Explique com suas palavras a importância dos
métodos de previsão de estoques.
4)
Calcule a previsão de consumo do mês 6 usando o
método da média móvel ponderada.
|
Mês
|
Consumo
|
Peso
|
Resultado
|
|
1
|
10.000
|
1
|
|
|
2
|
9.000
|
2
|
|
|
3
|
11.500
|
3
|
|
|
4
|
10.500
|
4
|
|
|
5
|
10.400
|
5
|
|
|
6
|
?
|
|
|
D) O QUE É PLANEJAMENTO DE
MATERIAIS?
Segundo
Faria (1985) o conceito de planejamento de estoques seria:O estabelecimento da
distribuição racional no tempo e no espaço dos recursos disponíveis, como o
objetivo de atender um menor desperdício possível a hierarquia de prioridades
necessárias para a realização, com êxito, de um propósito previamente
definido".
O dilema do gerenciamento de estoques está fundamentado
em dois fatores:
-
O primeiro consiste em manter estoques a
níveis aceitáveis de acordo com o mercado, evitando a sua falta e o risco de
obsolescência;
-
O segundo trata dos custos que esses
proporcionam em relação aos níveis e ao dimensionamento do espaço físico.
Assim nenhuma organização pode planejar detalhadamente
todos os aspectos de suas ações atuais ou futuras, mas todas podem e devem ter
noção para onde estão dirigindo-se e determinar como podem chegar lá, ou seja,
precisam de uma visão estratégica de todo o complexo produtivo.
Neste posicionamento todas as empresas devem constituir
políticas para a administração de materiais, que atribui grande ênfase às
compras, buscando a cada dia criar parcerias com fornecedores qualificados,
mantendo a qualidade de seus produtos e o bom atendimento a seus clientes.
.1) OBJETIVOS DO PLANEJAMENTO DE MATERIAIS
a)
Planejamento de Estoques a longo prazo
O
planejamento de longo prazo é aquele que os gerentes de produção estabelecem
planos relativos ao que pretendem fazer e quais os recursos para atingir os
seus objetivos. A ênfase então,está direcionada mais para o planejamento do quê
o controle, pois existe pouco a ser controlado. Ainda neste caso, as previsões
de demanda prováveis serão consideradas de modo geral, sem definir atributos
específicos, assim ao levar em frente essas atividades os gerentes estarão
preocupados somente em atingir metas financeiras, e serão desenvolvidos
orçamentos que definam custos e receitas a serem atingidas.
b) Planejamento de
Estoques a médio prazo
O
planejamento a médio prazo, estará preocupado em mais detalhes, e se
necessários redirecioná-los. A preocupação será quanto aos planos de
contingências que terão de ser dimensionados de modo que permitam desvios nos
planos originais. Essas contingências atuarão como recursos de reservas,
tornando o planejamento e controle mais práticos de serem executados.
c) Planejamento de
Estoques a curto prazo
O
planejamento a curto prazo, será a fase em que os recursos já estarão definidos
e portanto muito difícil de serem feitas alterações de grande porte, porém as
pequenas são possíveis, já que a demanda será avaliada de forma mais detalhada.
Estas alterações no plano original tentarão equilibrar a qualidade, a rapidez,
a confiabilidade, a flexibilidade e os custos das operações, mas não será
possível fazer cálculos detalhados dos efeitos destas decisões sobre os
objetivos globais.
E) OBJETIVOS
DO PLANEJAMENTO DE MATERIAIS E CONFLITOS
Segundo
Faria (1985) define: "O principal objetivo do planejamento é conduzir o
indivíduo ou a instituição a realização de seus fins, disciplinando a ação e
evitando que a dispersão de esforços e a falta de continuidade possam ocasionar
o fracasso, pela perda dos recursos e de confiança dos agentes executores na
instituição e nos desígnios". Analisamos que o objetivo citado aplicado à
política de estoques, tem como meta principal otimizar os estoques, aumentando
o seu uso eficiente para minimizar o capital investido.
Podemos
citar que a administração de estoques deve conciliar da melhor maneira possível
os objetivos dos diversos departamentos da empresa. Contudo nem sempre isto
acontece, criando assim conflitos entre os mesmos. Nesta administração, todos
os departamentos devem estar envolvidos com as atividades do controle de
estoque, obtendo assim uma mudança na forma tradicional de visualizar o
estoque. Estes conflitos podem gerar deficiências que Richard Neushel e Allan
Fuuler definem como sendo as reclamações contra sistemas
específicos e não por crítica ao sistema global. Alguns desses sistemas
normalmente encontrados são:
a) periódicas e grandes
dilatações dos preços de entrega para os produtos acabados e dos tempos de
exposição para a matéria-prima;
b) quantidades maiores
de estoque, enquanto a produção permanece constante;
c) elevação do número de
cancelamentos de pedidos ou mesmo devoluções de produtos acabados;
d) variação excessiva da
quantidade a ser produzida;
e) freqüentemente a
produção cessa por falta de material;
f) falta de espaço para
armazenamento;
g) baixa cotação de
estoques, obsoletismo em demasia;
Conflitos interdepartamentais, quanto a estoques
|
Matéria Prima
(Alto
estoque)
|
DEPTO.
DE COMPRAS
Desconto sobre as quantidades a serem
compradas.
|
DEPTO.
FINANCEIRO
·
Capital
investido;
·
Juros
perdidos.
|
|
Material em processo
(Alto
estoque)
|
DEPTO.
DE PRODUÇÃO
·
Nenhum
risco de falta de material;
·
Grandes
lotes de fabricação.
|
DEPTO.
DE CUSTOS
·
Maior
risco de perdas e obsolescência;
·
Aumento
do custo de armazenagem.
|
|
Produto acabado
(Alto
estoque)
|
DEPTO.
DE VENDAS
Entregas
rápidas.
Boa
imagem, melhores vendas.
|
DEPTO.
FINANCEIRO
Capital
investido;
Maior
custo de armazenagem.
|
Questionário
1) Defina planejamento com suas palavras.
2) O que você entende por otimizar?
3) Explique o planejamento de estoques:
A longo prazo, médio e curto prazo.
4) Qual o objetivo do planejamento de
materiais?
5) O que seriam os conflitos e que os
mesmos podem gerar.
Atividade
Prática: O caso da empresa “ Bons Sonhos”
De maneira resumida, o processo de
fabricação dos colchões Bons Sonhos se divide em quatro etapas: a fabricação da
espuma, a preparação do tecido, a montagem do colchão e o controle de
qualidade.
1. Fabricação
da espuma.
São
Utilizadas duas matérias-primas básicas derivadas do petróleo, o TDI (tolueno
diisocianato de metila), que é uma substância cristalina como a água, e o
poliol, também cristalino, porém um pouco mais turvo. A estas duas substâncias
são acrescentados estabilizadores, tais como silicone, corantes, etc.
Esses
ingredientes são colocados em uma grande batedeira, onde são misturados por
alguns segundos. Em seguida, a mistura é colocada em uma forma onde ocorre a
reação química que, depois de mais alguns segundos, dará origem à espuma.
Após
aguardar o crescimento da espuma, o bloco é colocado para esfriar, por um
período de 24 horas. Só assim o bloco é cortado nas medidas dos colchões.
2. Preparação
do tecido de revestimento
Enquanto
a espuma é fabricada, o tecido também vai ganhando forma. Na fábrica de
Gabriel, os tecidos são compostos por poliéster, que é um tipo de plástico, e
algodão.
A
manta de tecido (feita de poliéster e algodão) é colocada em uma máquina
juntamente com uma manta de espuma, onde é realizado o bordado da peça.
Concluído o processo de bordar a peça, ela é cortada nas medidas dos colchões.
3. Montagem
do colchão
Agora
é só colocar o bloco de espuma e as peças de tecido de mesmo tamanho em uma
máquina de costura própria para colchões, para finalizar o trabalho.
4. Controle
de qualidade
Depois
de pronto, o colchão passa por um controle de qualidade e, se aprovado, vai
para a loja.
Situação Atual da
empresa Bons Sonhos
Alguns fatos que preocupam, e muito:
para reduzir os custos, O diretor passou
a comprar as matérias-primas num país vizinho, sem nota fiscal. Para aproveitar
uma promoção, ele estocou máquinas de costura e de preparação do tecido em um
galpão, ao lado da fábrica.
Últimos acontecimentos: quatro
revendedores dos colchões Bons Sonhos foram devolver o produto, alegando os
seguintes problemas:
·
Espuma
com coloração amarelada.
·
Manchas
de óleo no tecido.
·
Algodão
soltando por entre o tecido.
·
Tecido
soltando da espuma.
E agora? O que você mudaria para
melhorar a Administração de Materiais da fábrica ? Identifique e liste as
possíveis causas de tantos problemas. Liste também algumas alternativas de
solução.
F)
SISTEMAS DE ARMAZENAMENTO (estocagem)
·
Carga unitária: Embalagens de transporte
(“pallets”) arranjam uma certa quantidade de material (como se fosse uma unidade),
facilitando o manuseio, transporte e armazenagem, economizando tempo de
armazenagem, carga e descarga, esforço, mão-de-obra e área;
·
Caixas ou gavetas: Ideal para
materiais de pequenas dimensões, como parafusos, arruelas, material de
escritório, etc, até na própria seção de produção;
·
Prateleiras: Destinadas a materiais de tamanhos
diversos e para o apoio de gavetas ou caixas. Adequadas para peças pequenas e
leves e quando o estoque não é muito grande. Constitui o sistema mais simples e
econômico
·
Raques: Para peças longas e estreitas (como tubos, barras,
tiras, vergalhões e feixes). Podem ser montados em rodízios, para facilitar o
deslocamento;
·
Empilhamento: Uma variante das caixas, para
aproveitar ao máximo o espaço vertical, reduzindo a necessidade de divisões nas
prateleiras (formando uma única prateleira) e facilitando a utilização das
empilhadeiras. As caixas ou pallets são empilhados uns sobre os outros,
obedecendo a uma distribuição quantitativa;
·
Container flexível: É uma das
técnicas mais recentes, utilizada para sólidos a granel e líquidos em sacos.
ARMAZENAMENTO CENTRALIZADO X ARMAZENAMENTO DESCENTRALIZADO
|
CENTRALIZADO
|
DESCENTRALIZADO
|
|
Estocagem em um único local
|
Estocagem junto aos pontos de
utilização
|
|
|
A entrega e o inventário são mais
rápidos, o trabalho com o fichário e documentação é menor
|
INVENTÁRIO FÍSICO
É a verificação da existência dos
materiais da empresa, através de um levantamento físico de contagem, para
confrontação com os estoques registrados nas fichas, efetuado periodicamente,
para efeito de balanço contábil físico e financeiro do almoxarifado, seções,
depósitos e de toda a empresa, atendendo a exigência fiscal da legislação.
1 - Levantamento
·
Os inventariantes são escolhidos e agrupados em duas
equipes: “de contagem” (ou “de reconhecimento”) e “revisora” (ou de revisão);
·
Devem ser agrupados os itens iguais, identificados com os
cartões e isolados os que não serão inventariados.
2 - Contagem
1)
Cada item é contado duas vezes;
2)
A primeira contagem é feita pela "equipe
recolhedora", que fixará o cartão de inventário em cada item, anotando a
quantidade da contagem no destaque do "cartão de inventário";
3)
A Segunda contagem é feita pela "equipe
revisora".
Obs: Todos os
registros de movimentações de estoque devem ser atualizados até a data do
inventário, quando deverão ser suspensas para evitar erros
3 - Apuração
O coordenador do inventário deverá
conferir ambas as contagens. Se positivo, o inventário para o item está
correto, se não deverá haver uma terceira contagem por outra equipe diferente.
4 - Conciliação
Em caso de divergências, os
responsáveis pelo controle do estoque deverão justificar as diferenças entre o
estoque contábil e inventariado, através de relatório.
G) OBJETIVOS DO ARMAZENAMENTO
O avanço tecnológico proporcionou a
otimização de uma série de processos e rotinas das organizações. Na área de
armazenagem, introduziram-se novos métodos de racionalização e fluxos de
distribuição de produtos, estendendo as melhorias à adequação das instalações e
utilização de novos equipamentos para movimentar cargas. A prática do
armazenamento visa utilizar o espaço nas três dimensões, da maneira mais
eficiente possível. Logo, as instalações devem proporcionar rápida movimentação
de materiais, de maneira fácil e prática.
G.1) CUIDADOS ESSENCIAIS
PARA A ARMAZENAMENTO
1.
Determinação
do local;
2.
Definição
adequada do layout;
3.Definição de uma política de preservação, com embalagens
convenientes aos materiais;
4.
Ordem,
arrumação e limpeza, de forma constante;
5.
Segurança
patrimonial contra furtos, incêndios, etc.
G.2) RESULTADOS DA
OTIMIZAÇÃO DA ARMAZENAMENTO
1.
Máxima
utilização do espaço;
2.
Efetiva
utilização dos recursos disponíveis;
3.
Pronto
acesso a todos os itens (seletividade);
4.
Máxima
proteção aos itens estocados;
5.
Boa
organização;
6.
Satisfação
das necessidades dos clientes.
G.3) CRITÉRIOS DE
ARMAZENAMENTO
Existem dois tipos de armazenagem, a simples e a complexa. O que determina a complexidade da armazenagem são as
características intrínsecas dos materiais, que variam em relação a:
|
Fragilidade
|
Combustibilidade
|
|
Volatização
|
Oxidação
|
|
Explosividade
|
Intoxicação
|
|
Radiação
|
Corrosão
|
|
Inflamabilidade
|
Volume
|
|
Peso
|
Forma
|
Esses
materiais demandam as seguintes necessidades básicas:
|
Preservação
especial
|
Equipamentos
especiais anti-incêndio
|
|
Equipamentos
especiais para movimentação
|
Meio
ambiente especial
|
|
Estrutura
de armazenagem especial
|
Manuseio
especial
|
G.4)
TIPOS DE ARMAZENAMENTO
O
esquema de armazenagem escolhido por uma empresa depende da situação geográfica
de suas instalações, da natureza de seus estoques, tamanho e respectivo valor.
A disposição dos materiais deve se enquadrar em uma das alternativas que melhor
atenda a seu fluxo:
a) Armazenagem por agrupamento: Facilita as tarefas de arrumação e
busca, mas nem sempre permite o melhor aproveitamento do espaço;
b) Armazenagem por tamanhos: Permite bom aproveitamento do
espaço; gem por tamanhos: Permite bom aproveitamento do espaço;
c) Armazenagem por freqüência: Implica armazenar tão próximo quanto
possível da saída os materiais que tenham maior freqüência de movimentos;
d) Armazenagem Especial 
Armazenagem de água.
-
Ambiente climatizado: Destinado a materiais que exigem
tratamento especial;
Completo sistema de gerenciamento logístico. Área de armazenagem
com temperaturas controladas e monitoradas 24 horas. Os técnicos responsáveis
são automaticamente acionados via celular em situação de desvio. Moderna câmara
fria, que trabalha com dois motores intercalados e permite os produtos sejam
manuseados dentro da própria câmara, evitando desvios de temperatura. Controle
de pragas Controle de acesso às áreas de armazenagem com senha individual.
Equipamentos calibrados e validados.
-
Inflamáveis:
Os produtos inflamáveis obedecem rígidas normas de segurança.
- Perecíveis: Devem ser armazenados segundo o
método “FIFO” (“First in First Out”) – “o primeiro
que entra é o primeiro que sai".
e) Armazenagem em área externa
– muitos materiais
podem ser armazenados em áreas externas, o que diminui os custos e amplia o
espaço interno. Podem ser colocados em áreas externas material a granel,
tambores e contentores, pecas fundidas, chapas de metal e outros.
Exemplo abaixo:
Blocos de concreto
Coberturas Alternativas
-
Galpão fixo: Construído com perfilados de
alumínio extrudado e conexões de aço galvanizado, cobertos com laminado de PVC
anti-chama, de elevada resistência a rasgos, fungos e raios ultravioleta;
-
Galpão móvel: Semelhante ao galpão fixo, com a
vantagem de possuir flexibilidade (capacidade de deslocamento) permitindo a
manipulação de materiais em qualquer lugar, eliminando a necessidade de
corredores.
Exemplo: tenda de
garagem de estacionamento.
Exemplo: Galpões Infláveis
H)
O QUE É CONTROLE DE ESTOQUES
De acordo com Monks (1987) a definição do sistema de
controle de estoque é o seguinte: "Os sistemas do controle são as técnicas
de pedido e controle usados para controlar a quantidade e a duração das
transações de estoque". Na realidade nem na teoria nem na prática, fica
nítida a diferença entre planejamento e controle. Podemos definir o
planejamento como o conjunto de intenções que devem viabilizar o processo, e o
controle como sendo o conjunto das ações que direcionam um plano para
executá-las. O controle inclui o monitoramento do que aconteceu na realidade em
comparação com o que fora planejado e as ações para providenciar as mudanças
necessárias para o realinhamento do plano.
SISTEMA ABC
O
Sistema ABC, conforme conceito
definido por Dias (1995), diz que a classificação dos itens é justificada pela
sua importância em relação ao controle de estoques, isto é, para os itens com
menor valor (consumo), o grau de importância na administração de estoques é
mínima, e para os itens com maior valor, o grau de importância é máximo. Sendo
assim, classificam-se os itens conforme abaixo:
-
Classe A: Grupo de itens mais
importantes que devem ser tratados com atenção especial pela administração;
-
Classe B: Grupo de itens com
situação intermediária entre A e C;
-
Classe C: Grupo de itens de
menor importância com pouca atenção para a administração;
Com estas definições podemos ordenar
os itens de acordo com sua importância, ou seja, definimos o seu grau conforme
o valor do item em estoque. Após ordenarmos de acordo com a coluna de valor do
item em ordem decrescente, calcula-se as porcentagens de cada um em relação ao
valor total cumulativo. De posse desta nova tabela podemos construir a curva
ABC ou como é chamada, "Curva de Pareto", que consiste de um sistema
de eixos cartesianos em que no eixo das abscissas (x) é registrado o número de
itens, no eixo das ordenadas (y) são marcadas as somas acumuladas aos valores
de consumo. Inicia-se a construção pelo item de maior valor de consumo
acumulado, o qual será marcado da esquerda para a direita e assim
sucessivamente. Marcados todos os pontos relativos aos itens, podemos
interligar os mesmos formando assim a curva ABC. Para a obtenção das classes
são consideradas geralmente 20% dos itens para a classe A, 30% dos itens para a
classe B e os 50% restantes para a classe C. Essas porcentagens poderão variar
de acordo com a política adotada pela gerência quanto as necessidades do
mercado. Como resultado teremos, em conseqüência, valores altos para a classe A
com poucos itens relativos, na classe B os valores são intermediários para um
número maior de itens e na classe C os valores serão pequenos para uma grande
quantidade de itens.
Partindo
do estudo dos inventários para usarmos como exemplo, o primeiro passo dentro da
análise é identificar os critérios que serão utilizados. Vamos pegar, por
exemplo, dois critérios geralmente usados, o giro de um item e sua
lucratividade.
As
empresas devem priorizar ter um giro melhor dos produtos que possuem maior
margem de lucratividade, utilizando de seus esforços para melhorar os canais de
compra destas mercadorias e sua logística interna na empresa. Agora, para os
itens de menor giro e menor margem, a empresa pode diminuir seus esforços de
compra e logística, podendo até mesmo eliminar os produtos de pior classificação.
Para
montar a análise é necessário montar uma tabela com a participação de cada item
na receita total da empresa, assim cria os critérios de avaliação. Por exemplo,
quais itens representam 80% da receita, os 15% e os últimos 5%. Geralmente, o
resultado é semelhante ao mostrado no gráfico abaixo. Na maioria dos casos, uma
parte menor da causa corresponde a uma parte maior dos efeitos.
Tabela da Curva ABC
|
Material
|
Preço Unitário (R$)
|
Consumo anual em unidades
|
Valor do consumo anual
|
% sobre o valor total
|
|
P – 01
|
43,00
|
2.000
|
86.000,00
|
26,94
|
|
P – 02
|
94,00
|
700
|
65.800,00
|
20,61
|
|
P – 03
|
13,00
|
5.000
|
65.000,00
|
20,36
|
|
P - 04
|
50,00
|
900
|
45.000,00
|
14,10
|
|
P – 05
|
100,00
|
400
|
40.000,00
|
12,53
|
|
P – 06
|
27,00
|
400
|
10.800,00
|
3,38
|
|
P – 07
|
4,00
|
1.000
|
4.000,00
|
1,25
|
|
P – 08
|
0,15
|
10.000
|
1.500,00
|
0,47
|
|
P – 09
|
0,05
|
20.000
|
1.000,00
|
0,31
|
|
P – 10
|
0,01
|
10.000
|
100,00
|
0,03
|
|
Total
|
|
|
319.200,00
|
100
|
Repare que a última coluna retrata o
percentual do custo de cada material sobre o valor total consumido no ano.
A fórmula para o cálculo percentual do
custo de cada material sobre o valor total consumido no ano é a seguinte:
VC/CTA
VC:
Valor do consumo de cada item
CTA:
Consumo total anual, ou seja, a soma do consumo anual de todos os materiais.
Repare na tabela, que os três primeiros materiais participam com
mais de 60% do custo dos materiais, enquanto os três últimos representam menos de 1% do custo total.
Os materiais que representam o maior custo
tornam-se estratégicos na organização e, por isso, merecem atenção especial,
tanto na escolha do fornecedor como na negociação do preço.
Conclusões
Com
a utilização da Curva ABC, será muito mais fácil para o gestor gerenciar seu
estoque dentro da organização, por isso é importante conhecer todas as
variáveis desta ferramenta.
Classificação
de acordo com a importância operacional
Determinado material é imprescindível
para o processo de produção?
É para a qualidade final do produto?
Por exemplo, em uma pequena fábrica de bijuterias, é possível produzir sem as
imitações de pérolas? Mesmo sendo importantes, existem muitas alternativas
disponíveis no mercado, ou há apenas um fornecedor e um produto?
C1:
Materiais de pouca importância, com existência de similares.
C2:
Materiais de importância média, com ou sem similares.
C3:
Materiais de importância vital, sem similares.
Exemplo:
Pense no caso de um pequeno salão de
beleza: um bonito prendedor de cabelo pode trazer um diferencial, mas é de
pouca importância. Há muitos materiais semelhantes. Além disso, a própria
cliente pode levar o material quando desejar um penteado especial. Portanto é
C1.
Um óleo para finalização de um
penteado tem média importância. Afinal é possível fazer o penteado sem ele. Há produtos similares, como cremes para
finalização. Pode ser considerado um C2. Agora imagine que um fabricante lançou
uma tinta para cabelos que traz melhores resultados que as concorrentes, e é
muito procurada pelos clientes. Por ser um produto novo, não há outro material
que o substitua ainda. É, portanto, um C3.
Outros
tipos de classificações de materiais
Os materiais podem ser classificados
ainda de outras maneiras, desde que sejam relevantes para o administrador. Os
materiais podem ser classificados de acordo com a sua:
Perecibilidade:
Refere-se a materiais que podem se estragar com o passar do tempo, ou até mesmo
se tornar desnecessários após um período.
Periculosidade:
É importante para a identificação de materiais como, por exemplo, produtos
químicos e gases, que podem oferecer riscos à segurança. Essa classificação é
importante para determinar normas de manuseio, transporte e armazenagem. Você
notou que existe essa classificação no botijão de gás? Nos caminhões tanques
que transportam gasolina, há a classificação “inflamável”, indicando que o
conteúdo poderá pegar fogo caso seja exposto a situações de riscos, como por
exemplo, se o aquecimento do veículo for in tenso.
Exemplo:
Você
já foi a um show no qual o ingresso era um quilo de alimento perecível?
Valer-se dessa classificação é comum quando o objetivo é angariar materiais
para uma campanha beneficente e é necessário juntar bastante coisa, durante um
bom tempo, antes de enviar aos beneficiários.
J) A codificação de
materiais
Como identificar uma pessoa diante da
imensa população brasileira? O que identifica você? Um documento? Um número,
uma imagem? Certidão de nascimento, carteira de identidade, CPF, carteira de
habilitação, carteira de trabalho...Na vida pessoal são tantos números, tantos
documentos, tantos códigos.
Quando falamos de materiais, a
situação não é diferente. Como, então, identificar a enorme quantidade de
materiais que circulam numa organização de grande porte? Para isso, existem
diversos tipos de codificação, similares à dos nossos documentos. Cada material
ganha um código numérico pelo qual é identificado.
Existem vários métodos de codificação.
A seguir, você verá um exemplo bastante utilizado.
Exemplo:
01.004.91-3
01
– Família ou grupo de materiais
004
– Classe de materiais dentro da família
91
– Numeração específica do item
3
– Digito de segurança
Detalhando o código
01
– Material de escritório
004
– Canetas
91
– Caneta tipo Bic
3
– Digito de segurança do próprio sistema, onde os materiais estão cadastrados.
Questionário
1)
Cite e explique os métodos de classificação
de materiais.
2)
Dê um exemplo de seu conhecimento da
classificação operacional (pegue um exemplo que não seja do texto).
3)
Dê exemplos da classificação por
perecibilidade e periculosidade.
Agora veremos um pouco sobre a área de compras que é fundamental
na área de logística.
K)
Compras
É o setor responsável por
atender as solicitação dos demais departamentos no que se refere à materiais
diretos e indiretos. Existe um processo no departamento de compras como segue:
1)SOLICITAÇÃO
DE COMPRAS
A Solicitação de
Compras é um documento que dá a autorização para o comprador executar uma
compra. Seja para materiais produtivos ou improdutivos ela é solicitada para um
programa de produção, para um projeto que se está desenvolvendo ou ainda para
abastecimento geral da empresa. É o documento que deve informar o que se deve
comprar, a quantidade, o prazo de entrega, local da entrega e, em alguns casos
especiais, os prováveis fornecedores.
2)
COLETA DE PREÇOS
A cotação é o
registro do preço obtido da oferta de diversos fornecedores em relação ao
material cuja compra foi solicitada. Não deve ter rasuras e deverá conter
preço, quantidade e data do recebimento na Seção de Compras; deverá ainda estar
sempre ao alcance de qualquer consulta e análise de Auditoria quando for
solicitada.
É um documento que
precisa ser manuseado com atenção; os elementos aí contidos devem fornecer não
somente ao comprador, mas também a qualquer outro os informes completos do que
se está pretendendo comprar, para que a cotação dada corresponda exatamente ao
preço do produto requerido e não surjam dúvidas futuras por insuficiência de
dados ou das características exigidas. Para melhor análise desses dados, eles
podem ser transcritos em um mapa que é a cópia fiel das cotações recebidas, a
fim de que se tenha uma melhor visualização. Existem casos em que a empresa
utiliza a própria solicitação de compras para registro da coleta de preços.
3)
CONDIÇÕES DE AQUISIÇÃO
Ao se fazer uma
cotação de preços para determinado equipamento ou produto, os fornecedores em
potencial enviam propostas de fornecimento, que informam preço, prazo, reajuste
e uma serie de condições gerais que estabelecem. A empresa, por intermédio do
comprador, fixa também diversas condições para o fornecedor. Vejamos algumas
das condições mais usuais que são feitas pelos fornecedores.
4)
Condição De Pagamento
Em casos de atrasos
na entrega de mercadorias sem culpa do fornecedor, as datas dos pagamentos
permanecerão as mesmas, como se a entrega tivesse sido feita na data devida. Se
as condições de pagamento, inclusive as relativas ao reajuste de preços, não
forem observadas além da correção monetária, a ser calculada com base nos
índices conjuntural publicado pela F.G.V. e proporcional ao atraso ocorrido, o
comprador ficará sujeito ao pagamento de multa moratória de 1% ao mês sobre as
importâncias devidas sem necessidade de qualquer interpelação, judicial ou
extrajudicial.
O comprador não pode
suspender ou reduzir os pagamentos baseado em reclamações não reconhecidas
como procedentes pelos vendedores. Se, por ocasião do término da fabricação não
for possível o despacho do material, por motivos alheios à vontade do
fornecedor, efetua-se o respectivo faturamento, correndo a armazenagem por
conta exclusiva do comprador.
O pagamento inicial
efetuado pelo comprador, mesmo sem o envio do pedido, traduz a concorrência
tácita do volume do fornecimento, das características técnicas e das condições
constantes da proposta. Consistindo o pedido em várias ou diferentes unidades,
assiste-nos o direito de fornecer e faturar cada unidade separadamente. As
duplicatas extraídas em conformidade com as condições de pagamento ajustados
devem ser aceitas nos termos da legislação em vigor. Um eventual reajuste de
preço deverá ser pago contra apresentação da respectiva fatura.
5) Prazo
de Entrega
Os
prazos de entrega são geralmente indicados na proposta em dias úteis de
trabalho, de acordo com a programação estimada na data da proposta. Portanto,
para que tenha validade, por ocasião da encomenda, os prazos devem ser
expressamente confirmados. O prazo de entrega deverá ser contado a partir da
data do recebimento do sinal e da primeira parcela do preço de venda ou da data
de nossa confirmação, por escrito, do pedido expressamente aceita por nós.
O
prazo, inclusive para efeito do cálculo do reajuste de preço, ficará prorrogado
de tantos dias quantos forem os dias da mora no pagamento das prestações
ajustadas ou nos casos de qualquer das seguintes ocorrências:
- Informações, documentação e esclarecimentos pedidos ao
comprador, a pessoas ou entidades indicadas pelo mesmo comprador, e não
respondidos ou entregues no devido tempo;
- Atrasos por motivos de força maior, tais como guerra,
revolução, motim perturbação da ordem, epidemias, inundações, incêndio,
explosão greves e de, modo geral, geral, acontecimentos fortuitos, alheios á
vontade; inclusive falhas de fabricação e impossibilidade na obtenção de
matérias-primas.
São bastante normais
atrasos nos prazos de entrega dos fornecedores, porém esta situação deve, na
medida do possível, ser evitada; o comprador deverá manter um acompanhamento
constante desses prazos, comunicando ao fornecedor quando os atrasos passam a
ser significativos.
6) Local
De Entrega
Salvo o que diferentemente for estabelecido, a entrega do
material é efetuada na fábrica. O material, uma vez pronto, total ou
parcialmente, deverá ser retirado logo após o aviso. Na impossibilidade da
retirada do mesmo, por motivos independentes à sua vontade, o fornecedor reserva-se
o direito de despachá-lo ao endereço do comprador, por sua conta e risco, ou de
armazená-lo, igualmente por sua conta e risco, mantendo-o à distância do mesmo,
sendo considerado entregue. Os vencimentos, para efeito de pagamento, são
contados a partir da data do aviso de disponibilidade.
Exceções ou
modificações dessas "Condições Gerais" somente serão válidas quando
forem aceitas por escrito. Na existência de condições de compra, estabelecidas
pelo comprador, contrárias às condições gerais, prevalecem estas últimas.
7)
PEDIDO DE COMPRA
O Pedido de Compra é
um contrato formal entre a empresa e o fornecedor, devendo representar
fielmente todas as condições e características da compra aí estabelecidas;
razão pela qual o fornecedor deve estar ciente de todas as cláusulas e
pré-requisitos constantes do impresso, dos procedimentos que regem o
recebimento das peças ou produtos, dos controles e das exigências de qualidade,
para que o pedido possa legalmente ser considerado em vigor. As alterações das
condições iniciais também devem ser objeto de discussões e entendimentos, para
que não surjam dúvidas e venha a empresa a ser prejudicada com uma contestação
pelos fornecedores envolvidos.
O Pedido de Compra
tem força de contrato e a sua aceitação pelo fornecedor implica o atendimento
de todas as condições aí estipuladas, tais como: quantidade, qualidade,
freqüência de entregas, prazos, preços e local de entrega. Deve-se alertar o
fornecedor para a propriedade dos desenhos e marcas exclusivas da compradora e
para as implicações legais daí decorrentes.
Cuidados especiais
devem ser tomados na negociação que envolva a encomenda e a compra de uma
ferramenta específica, evitando-se que a mesma não venha a ser fornecida a
terceiros. Os pedidos de compra devem sempre ser remetidos ao fornecedor por
intermédio de um protocolo, para o qual se farão registros e controles.
É
bastante comum que no verso do Pedido de Compra cada empresa registre as suas
condições de compra, que são características especiais da estrutura de cada
empresa e da sua política de Compras. Essas Condições poderiam ser, de maneira
geral, as seguintes:
-
As mercadorias deverão ser entregues absolutamente dentro do prazo combinado. A
não-observância da presente cláusula garante-nos o direito de cancelar este
Pedido de Compra em todo ou em parte, sem qualquer prejuízo de nossa parte;
-
Todo material fornecido deverá estar rigorosamente de acordo com o nosso
pedido, no que se refere a especificações, desenhos etc., e sua aceitação é
condicionada à aprovação de nossa inspeção. Em casos de rejeição será colocado
a disposição por conta e risco do fornecedor, até sua retirada. Qualquer
despesa de transporte, relativa a materiais assim rejeitados, ocorrera por
conta do fornecedor;
-
Reservamo-nos o direito de recusar e devolver, às custas do fornecedor,
qualquer parcela de material recebido em quantidade superior àquela cujo
fornecimento foi autorizado pela presente;
-
A presente encomenda não poderá ser faturada por preço mais elevada do que
aquele aqui estabelecido, salvo prévia modificação e posterior consentimento de
nossa parte;
-
Não serão aceitas responsabilidades de pagamentos referentes a transporte,
embalagem, seguros etc., salvo se especificadamente autorizados pela presente;
-
Qualquer débito resultante de pagamento por parte do fornecedor sobre
transporte, embalagem, seguro etc., quando autorizado, deverá ser corretamente
documentado junto à fatura correspondente ao fornecimento feito;
-
Fica expressamente entendido que o fornecedor será considerado estritamente
responsável por qualquer obrigação ou ônus resultante da venda ou fabricação de
qualquer dos itens deste pedido de compra que viole ou transgrida qualquer lei,
decreto ou direitos de patentes e de copyright ou marca registrada;
-
Não
assumimos qualquer responsabilidade por mercadorias, cujas entregas não tenham
sido autorizadas por um Pedido de Compra devidamente aprovado ou que, de
qualquer modo, não estejam de acordo com os termos e condições supra -
estabelecidas;
- Garanta a possibilidade de novos pedidos respeitando o
estabelecido nos itens acima. Pedimos, em beneficio recíproco, avisar-nos por
telefone, telegrama ou carta sobre qualquer dilatação que venha a sofrer o
prazo de entrega originalmente fixado ou sobre sua impossibilidade de cumprir
qualquer das cláusulas acima.
Ao
receber um produto do fornecedor existem normalmente algumas divergências entre
aquilo que foi solicitado e o que efetivamente o fornecedor entregou, ou
divergências com qualquer negociação combinada anteriormente constante no
Pedido de Compra. Para evitar comunicações extensas e periódicas, lança-se mão
de uma carta-padrão, onde estão englobadas todas as irregularidade que
porventura venham a acontecer.
Exercício:
1. Defina o setor de compras.
2. Explique o processo de
compras na empresa.
Bibliografia
- Curso de
Administração – Telecurso TEC – Módulo 2
- Ribeiro,
M.Osni. Contabilidade Básica Fácil. Editora Saraiva
- Prof.
Marcelo Beneti
